Preboarding

Was ist Preboarding?

Preboarding ist die Zeit zwischen unterschriebenem Arbeitsvertrag und erstem Arbeitstag sowie alles, was Arbeitgeber in dieser Phase organisieren und kommunizieren. Dazu gehören Unterlagen, Ausstattung, Zugänge und praktische Antworten zum Start. Onboarding beginnt erst mit dem ersten Arbeitstag. Gesetzlich vorgeschrieben ist Preboarding nicht.

Was gehört zum Preboarding?

Zum Preboarding gehört alles, was neuen Beschäftigten den Übergang bis zum ersten Arbeitstag erleichtert. Praktisch heißt das: Unterlagen bereitstellen, Ausstattung vorbereiten, Zugänge organisieren, Kontakt halten und Fragen beantworten, die kurz vor dem Start fast immer auftauchen. Dazu zählen etwa Hinweise zu Eingang, Parkplatz, Ansprechperson, Kleidung oder Kantine. Gerade diese Phase wird oft unterschätzt, weil sie administrativ wirkt. Für neue Beschäftigte ist sie aber die erste konkrete Erfahrung mit dem Arbeitgeber. Zwischen Vertragsunterschrift und Arbeitsbeginn liegt häufig nicht nur eine Woche, sondern deutlich mehr Zeit. § 622 Abs. 1 BGB setzt als gesetzliche Kündigungsfrist vier Wochen zum Fünfzehnten oder zum Ende eines Kalendermonats. Arbeitsverträge oder Tarifverträge können längere Fristen vorsehen, und erst nach ihrem Ablauf ist der Wechsel in die neue Stelle möglich.

In dieser Zeit entsteht ein einfaches Problem: Die Person gehört vertraglich schon dazu, ist kommunikativ aber oft noch nicht erreichbar. Es gibt noch kein Firmenkonto, keine interne E-Mail, keinen Zugang zum Intranet. Wer in dieser Phase nur auf interne Systeme setzt, erreicht neue Beschäftigte oft gar nicht.

Wo liegt der Unterschied zwischen Preboarding und Onboarding?

Der Unterschied ist klar, wenn man die zeitliche Grenze sauber zieht: Preboarding endet vor dem ersten Arbeitstag, Onboarding beginnt mit dem ersten Arbeitstag. Was vorher passiert, gehört zum Preboarding. Sobald die Arbeit tatsächlich beginnt, spricht man von Onboarding. Diese Abgrenzung ist mehr als Wortklauberei, weil an ihr auch rechtliche Fristen hängen. § 2 des Nachweisgesetzes verpflichtet den Arbeitgeber, die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen, zu unterzeichnen und auszuhändigen. Diese Niederschrift darf auch in Textform elektronisch übermittelt werden, wenn die Beschäftigten sie abrufen, speichern und ausdrucken können und der Arbeitgeber um einen Empfangsnachweis bittet; für Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz gilt das nicht. Name und Anschrift der Vertragsparteien, Arbeitsentgelt und Arbeitszeit müssen spätestens am ersten Tag der Arbeitsleistung ausgehändigt sein. Beginn, Befristung, Arbeitsort, Tätigkeit, Probezeit, Arbeit auf Abruf und Überstunden spätestens am siebten Kalendertag nach dem vereinbarten Beginn. Alles Übrige, darunter Urlaub und das Verfahren bei Kündigung, spätestens einen Monat nach Beginn.

Damit liegt ein Teil der organisatorischen Vorbereitung noch vor dem Start, die gesetzlichen Nachweise orientieren sich aber am Beginn der Arbeitsleistung. Für die Praxis ist die Trennung hilfreich: Vor dem ersten Tag geht es vor allem um Erreichbarkeit, Orientierung und Vorbereitung. Ab dem ersten Tag kommen Einarbeitung, Prozesse und Zusammenarbeit hinzu.

Ist Preboarding Pflicht?

Nein. Es gibt kein Gesetz, das Kontakt zwischen Vertragsunterschrift und Arbeitsbeginn vorschreibt. Preboarding ist freiwillig.

Freiwillig heißt allerdings nicht beliebig. Denn auch wenn kein eigener rechtlicher Zwang zum Preboarding besteht, müssen Arbeitgeber gesetzliche Fristen beachten, die mit dem Arbeitsbeginn verknüpft sind. Dazu gehört vor allem der Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen nach dem Nachweisgesetz. Wer diese Fristen erst dann ernst nimmt, wenn die Person schon da ist, macht sich die ersten Tage unnötig schwer. Hinzu kommt ein zweiter Punkt: Während einer vereinbarten Probezeit beträgt die Kündigungsfrist nach BGB § 622 Abs. 3 zwei Wochen, „längstens für die Dauer von sechs Monaten“. Das ist kein Grund für Druck in den Wochen vor dem Start. Es zeigt aber, dass die ersten Monate eines Arbeitsverhältnisses nicht nur formell, sondern auch praktisch sensibel sind.

Wie lange dauert Preboarding?

Die Dauer von Preboarding richtet sich nach dem Abstand zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag. In vielen Fällen sind das mehrere Wochen. Mit längeren vertraglichen Kündigungsfristen kann die Phase auch mehrere Monate dauern.

Gerade längere Zeiträume machen die Sache anspruchsvoll. Wer drei Monate nichts hört, erlebt den künftigen Arbeitgeber als fern und schwer erreichbar. Wer dagegen mit Informationen überschüttet wird, fühlt sich schnell verwaltet, bevor die Arbeit überhaupt begonnen hat. Preboarding funktioniert deshalb nicht über Masse, sondern über Relevanz: Was muss die Person jetzt wirklich wissen, um sicher anzukommen?

Sinnvoll sind Informationen, die unmittelbar beim Start helfen: Wo melde ich mich? Wer ist meine Ansprechperson? Was muss ich mitbringen? Wie komme ich hinein? Gibt es Hinweise zu Kleidung, Schicht, Verpflegung oder Parken? Solche Fragen wirken klein, entscheiden aber darüber, ob der erste Tag geordnet beginnt.

Wie erreicht man neue Beschäftigte vor dem ersten Arbeitstag?

Das Kernproblem im Preboarding ist der Kanal. Neue Beschäftigte haben vor dem ersten Tag in der Regel kein Firmenkonto. Was der Arbeitgeber mitteilen will, muss also einen anderen Weg nehmen.

Diese Lücke betrifft nicht nur neue Kolleginnen und Kollegen. Ein großer Teil der bestehenden Belegschaft ist ebenfalls nicht zuverlässig über klassische Bürokanäle erreichbar. In Deutschland bekommen in der Herstellung von Nahrungs- und Futtermitteln, Getränken und Tabak 39,2 Prozent der Beschäftigten in Unternehmen ab zehn Beschäftigten vom Arbeitgeber Internetzugang für berufliche Zwecke, im EU-Durchschnitt sind es 64,6 Prozent (Eurostat, isoc_ci_cm_pn2, 2025). Dazu kommt die Nachtarbeit: 9,3 Prozent der 42,6 Millionen Erwerbstätigen in Deutschland arbeiteten 2024 zumindest gelegentlich zwischen 23 Uhr und 6 Uhr (Destatis, Mikrozensus 2024). Wer Menschen unter solchen Bedingungen erreichen will, braucht einen Weg über das private Handy oder die private E-Mail-Adresse.

Zur Studienlage lohnt sich ein nüchterner Blick. Gallup schrieb 2018, nur 12 Prozent der befragten Beschäftigten stimmten voll zu, dass ihr Unternehmen beim Onboarding neuer Beschäftigter hervorragende Arbeit leiste. Das ist eine Aussage über das Onboarding insgesamt, nicht über die Wochen davor. Wer daraus einen direkten Beleg nur für Preboarding macht, zieht mehr aus der Zahl heraus, als sie hergibt.

Wie tchop mit Preboarding umgeht

tchop setzt beim praktischen Teil des Problems an: der Erreichbarkeit vor dem ersten Arbeitstag. Der Arbeitgeber kann neuen Beschäftigten schon vor dem ersten Arbeitstag Zugang zur Mitarbeiter-App geben. Neuigkeiten, Ansprechpersonen und praktische Antworten sind damit verfügbar, bevor sie ankommen.

Wichtig ist dabei der Zugang ohne Firmen-E-Mail-Adresse. Die Einladung kommt vom Arbeitgeber. Die Anmeldung funktioniert mit Zugangsdaten vom Arbeitgeber oder über einen Anmeldelink an die private E-Mail-Adresse. Auf das Handy kommt die App über einen QR-Code. Organisationen, die sonst nur per Single Sign-on anmelden, können eine dieser Anmeldearten für neue Beschäftigte zusätzlich nutzen.

Die Grenze ist klar: tchop ist kein HR-System. Verträge, der Nachweis nach dem Nachweisgesetz und Lohndaten bleiben dort, wo sie sind. Wenn Sie sehen wollen, wie tchop den kommunikativen Teil für HR unterstützt, finden Sie mehr unter tchop für Personalabteilungen.

Häufige Fragen: Preboarding

Was ist der Unterschied zwischen Preboarding und Onboarding?

Preboarding umfasst die Zeit zwischen unterschriebenem Arbeitsvertrag und erstem Arbeitstag. Onboarding beginnt mit dem ersten Arbeitstag. Die Unterscheidung ist wichtig, weil sich daran Aufgaben, Kommunikationswege und auch gesetzliche Fristen orientieren, etwa beim Nachweis wesentlicher Vertragsbedingungen.

Ist Preboarding Pflicht?

Nein. Es gibt kein Gesetz, das den Kontakt zwischen Vertragsunterschrift und Arbeitsbeginn vorschreibt. Pflichtig sind aber einzelne Nachweise und Fristen rund um den Beginn des Arbeitsverhältnisses. Deshalb ist Preboarding freiwillig, eine saubere Vorbereitung auf den Start aber dennoch sinnvoll.

Wie lange dauert Preboarding?

Preboarding dauert vom unterschriebenen Vertrag bis zum ersten Arbeitstag. Die Dauer richtet sich mindestens nach der gesetzlichen Kündigungsfrist und oft nach längeren vertraglichen oder tariflichen Fristen. Bis zum Start in der neuen Stelle vergeht deshalb häufig mehr als nur wenige Tage.

Was gehört in eine Preboarding-Checkliste?

In eine Preboarding-Checkliste gehören vor allem Punkte, die den Start praktisch vorbereiten: Unterlagen, Ausstattung, Zugänge, Ansprechpersonen und Antworten auf organisatorische Fragen wie Eingang, Parkplatz, Kleidung oder Kantine. Entscheidend ist, dass neue Beschäftigte diese Informationen vor dem ersten Tag tatsächlich erreichen.