Intranet-Software
Intranet-Software, die auch Mitarbeitende ohne Schreibtisch erreicht
Intranet-Software ist das geschützte interne Portal eines Unternehmens für Nachrichten, Dokumente, Termine und Werkzeuge. tchop verbindet dafür eine eigene App für iOS und Android mit einer Web-App im Design Ihres Unternehmens, sendet Push-Nachrichten aufs Smartphone, erreicht auch Mitarbeitende ohne Büro-PC und Firmen-E-Mail. Alle Server stehen in Deutschland.
Viele Unternehmen haben bereits ein Intranet und sehen trotzdem eine Reichweitenlücke. Gerade in Produktion, Logistik, Filiale oder Außendienst kommt Relevantes oft nicht dort an, wo Menschen arbeiten.
Wen das klassische Intranet erreicht
Zentrale
Browser, Firmen-Laptop, Firmen-E-Mail
Schichtbetrieb
Kein Schreibtisch, keine Firmen-E-Mail
Außendienst und Zustellung
Unterwegs, nur mit dem Smartphone
Produktion und Lager
Bestenfalls ein Sammel-PC im Pausenraum
Gebaut für Unternehmen mit verteilten Belegschaften
Was ist eine Intranet-Software?
Eine Intranet-Software ist ein geschütztes, internes Portal für Nachrichten, Richtlinien, Dokumente, Verzeichnisse und Werkzeuge eines Unternehmens. In der Praxis gibt es drei verbreitete Ausprägungen. Das klassische Intranet dient vor allem als Ablage und Suchort, meist gebaut für den Desktop und stark bei Inhalten, die bleiben. Ein Social Intranet ergänzt Kommentare, Gruppen und Wissensaustausch, damit nicht nur veröffentlicht, sondern auch diskutiert wird. Eine Mitarbeiter-App ist stärker auf den mobilen Zugang ausgerichtet: Inhalte erscheinen auf dem Smartphone, Push-Nachrichten holen Neuigkeiten aktiv auf den Sperrbildschirm, und auch Mitarbeitende ohne festen Büroarbeitsplatz lassen sich erreichen. Welche Form passt, hängt weniger von einem Schlagwort als von Ihrer Belegschaft ab. Arbeiten fast alle am Rechner, genügt oft ein klassisches Intranet. Gibt es große Gruppen ohne regelmäßigen Desktop-Zugang, braucht die interne Kommunikation einen zusätzlichen mobilen Kanal. Eine kompakte Einordnung finden Sie auch im Glossar unter Was ein Intranet ist.
Warum erreicht ein klassisches Intranet viele Beschäftigte nicht?
Ein Intranet, das nur am Desktop gut funktioniert, erreicht vor allem die Menschen am Desktop. Genau das ist in vielen Unternehmen das Problem.
Viele Beschäftigte arbeiten gar nicht im Büro. Laut IW-Report 62/2023 des Instituts der deutschen Wirtschaft sind 45 Prozent der Beschäftigten in Deutschland keine Bürobeschäftigten, in Handel, Verkehr und Gastgewerbe sogar 56,6 Prozent. Der Bericht weist zugleich darauf hin: „In Deutschland gibt es keine amtliche Erfassung über die Bürobeschäftigung.“
Auch beim Zugang zeigt sich die Grenze deutlich. Nach der Eurostat-Erhebung zur IKT-Nutzung in Unternehmen, 2025 haben in Deutschland 68,4 Prozent der Beschäftigten Zugang zum Internet für geschäftliche Zwecke, 31,6 Prozent aber nicht. Im verarbeitenden Gewerbe liegt der Anteil bei 64,1 Prozent, in Verkehr und Lagerei bei 61,3 Prozent, im Baugewerbe bei 60,6 Prozent und im Einzelhandel bei 71,8 Prozent.
Mobile Geräte lösen das nicht automatisch. Laut Eurostat, 2024 arbeiten 94,5 Prozent der Beschäftigten in Deutschland in Unternehmen, die mobile Geräte mit Internetzugang für die Arbeit ausgeben, tatsächlich ein solches Gerät erhalten aber nur 34,8 Prozent. Und wo ein Intranet vorhanden ist, wird es vor allem am Schreibtisch genutzt: Im SharePoint Intranet Benchmarking 2025 von SWOOP Analytics mit 28 Organisationen greifen 91,6 Prozent am Desktop auf das Intranet zu, 8,3 Prozent per Smartphone. SharePoint als Intranet ist verbreitet und stark bei Dokumenten, diese Zahlen zeigen aber, wie stark die Nutzung dieser Intranets am Desktop hängt.
Intranet oder Mitarbeiter-App, was braucht Ihr Unternehmen?
Die Entscheidung hängt vor allem davon ab, wie Ihre Belegschaft arbeitet und welche Aufgabe die Software für das Intranet erfüllen soll. Für viele Unternehmen ist kein Entweder-oder sinnvoll, sondern eine Kombination aus verlässlicher Startseite im Browser und mobiler Zustellung auf dem Smartphone.
| Kriterium | Klassisches Intranet | Mitarbeiter-App | tchop |
|---|---|---|---|
| Hauptzweck | Informationen und Dokumente ablegen und finden | Nachrichten verteilen, Rückmeldung einholen | Startseite im Browser und App auf dem Smartphone |
| Zugang | Desktop, oft Firmennetz oder VPN | Smartphone | iOS, Android, Browser, kein VPN |
| Anmeldung | Firmenkonto, meist mit Firmen-E-Mail | je nach Anbieter | SSO, E-Mail, Anmeldelink oder Zugangscode vom Arbeitgeber |
| Erreicht | vor allem Beschäftigte am Schreibtisch | auch Beschäftigte ohne Büro-PC | auch Beschäftigte ohne Büro-PC und ohne Firmen-E-Mail |
| Neuigkeiten | wenn jemand das Intranet öffnet | per Push-Nachricht | Push-Nachricht, In-App-Hinweis, Web-App |
| Beteiligung | je nach System Kommentare oder Foren | Kommentare, Reaktionen, Umfragen | Kommentare, Reaktionen, Umfragen (auf Wunsch anonym), Chat |
| Dokumente | Stärke: Ablage, Rechte, Versionen | meist Dateien in Beiträgen | Dateien und PDFs in Beiträgen, Links in bestehende Ablagen, keine Dokumentenverwaltung |
| Einführung | häufig ein größeres IT-Projekt | meist einige Wochen | die meisten Kunden in 8 bis 12 Wochen live |
Ein klassisches Intranet reicht oft aus, wenn fast alle Beschäftigten am Rechner arbeiten und der Schwerpunkt auf Dokumenten liegt. Eine Mitarbeiter-App wird wichtig, wenn große Teile der Belegschaft keinen Büro-PC nutzen oder keine Firmen-E-Mail haben. Beides zusammen passt meist zu Unternehmen mit gemischter Belegschaft: Das Intranet bleibt der Ort für Inhalte und Verweise, die App bringt dieselben Informationen aktiv in den Arbeitsalltag. Mehr zur mobilen Variante finden Sie auf der Seite zur Mitarbeiter-App von tchop.
Welche Funktionen braucht eine Intranet-Software heute?
- Eine Intranet-Software sollte Nachrichten in unterschiedlichen Formaten abbilden können, von kurzen Meldungen bis zu langen Artikeln mit Zwischenüberschriften, Tabellen, Dateien, PDFs, Bildern, Video und Audio.
- Sie sollte Neuigkeiten nicht nur bereitstellen, sondern auch zustellen können, etwa per Push-Nachricht an alle, an einzelne Channels oder an einzelne Personen, sofort oder zeitgesteuert.
- Für wichtige Hinweise sollte es zusätzlich In-App-Hinweise geben, die beim Öffnen der App erscheinen und bestätigt werden müssen.
- Beteiligung gehört heute oft dazu, deshalb sind Kommentare, Reaktionen und Umfragen direkt im Feed hilfreich, idealerweise pro Bereich gezielt ein- und ausschaltbar.
- Eine Intranet-Lösung sollte Inhalte für unterschiedliche Zielgruppen trennen können, etwa nach Standorten, Regionen, Abteilungen oder Führungskreisen.
- Für ein Frontdoor-Intranet im Browser sind eine Suche, Lesezeichen und Linklisten zu anderen Systemen wichtig, zum Beispiel zur Zeiterfassung, zum Lernportal oder zum Personalportal.
- Wenn Unternehmen mehrsprachig kommunizieren, sollte sich eine Übersetzungsfunktion für Beiträge zuschalten lassen.
Welche Funktionen Sie wirklich brauchen, hängt von Ihrem Kommunikationsmodell ab. Nicht jedes Intranet für Unternehmen benötigt Chat oder Verzeichnis, aber fast jede interne Kommunikation braucht eine klare Zielgruppensteuerung, verlässliche Zustellung und einen einfachen Zugang.
Was leistet tchop als Intranet-Software?
tchop verbindet Mitarbeiter-App und Web-App zu einer Intranet-Software für gemischte Belegschaften. Die Anmeldung läuft per Single Sign-on über OpenID Connect oder SAML 2.0, alternativ per E-Mail und Passwort oder Anmeldelink per E-Mail, und Mitarbeitende ohne Firmen-E-Mail registrieren sich mit einem Zugangscode vom Arbeitgeber. Neuigkeiten kommen per Push-Nachricht aufs Smartphone. Die Wernsing Food Group nutzt tchop, um Beschäftigte in der Produktion zu erreichen, und mehrere regionale AOKs betreiben ihre Mitarbeiter-Apps auf tchop. tchop ersetzt keine Dokumentenverwaltung, Dokumente bleiben zum Beispiel in SharePoint, und tchop verlinkt dorthin.
Als White-Label-Plattform erscheint tchop vollständig im Auftritt Ihres Unternehmens: App-Name, App-Symbol, Farben, Schriften und Logo liegen bei Ihnen, Mitarbeitende sehen kein tchop-Branding. Die Web-App kann unter Ihrer eigenen Domain oder Subdomain laufen. So wird sie zur Startseite des Intranets, auf der Nachrichten, Termine und wichtige Links zusammenlaufen. Die Apps für iOS und Android veröffentlicht tchop im App Store und bei Google Play und aktualisiert sie etwa alle zwei Monate.
Inhaltlich arbeitet tchop mit Channels. Das sind getrennte Bereiche, etwa für Standorte, Abteilungen, Regionen oder Führungskräfte. Jeder Channel hat eigene Inhalte, eigene Redaktion und eigene Mitglieder, Rollen werden pro Channel vergeben. So kann dieselbe Person in einem Bereich lesen und in einem anderen redigieren. Beiträge lassen sich anheften, Veranstaltungen mit Anmeldung, Kapazität und Warteliste veröffentlichen und Umfragen direkt im Feed durchführen, auf Wunsch anonym.
Die Web-App bietet zusätzlich Bausteine, die ein Frontdoor-Intranet praktisch machen. In der Seitenleiste stehen Linklisten zu anderen Systemen, eine Anzeige für Störungsmeldungen, ein Veranstaltungskalender und ausgewählte Beiträge. Typische Inhalte wie Schwarzes Brett, Speiseplan, Stellenbörse oder Unternehmensnachrichten lassen sich als eigene Bereiche abbilden. Inhalte können zudem automatisch übernommen werden, etwa per RSS-Feed, über die Schnittstelle Graph API oder über einen eigenen Connector, den tchop baut.
Für KI-Szenarien stellt tchop einen MCP-Server bereit, derzeit als Beta. Darüber lassen sich KI-Assistenten anbinden, die genau die Rechte der Person haben, die sie verbindet. Menschen behalten die Kontrolle.
Wie die Anmeldung über ein vorhandenes Konto aussieht, zeigt die AOK PLUS: Dort melden sich die Beschäftigten über das eigene Single Sign-on der AOK an.
„Unsere Mitarbeitenden nutzen die Apps nicht nur häufig, sondern posten und kommentieren auch viel. Wir sind sehr zufrieden.“
Was ist bei Datenschutz und Betriebsrat zu beachten?
Bei Intranet-Software und Mitarbeiter-App sollten Sie den Betriebsrat früh einbinden. Das gilt besonders dann, wenn Nutzungsdaten sichtbar sind oder Funktionen wie Kommentare, Reaktionen, Umfragen und Chat vorgesehen sind. Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 Betriebsverfassungsgesetz bestimmt der Betriebsrat mit bei der „Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen“.
Datenschutz und Mitbestimmung lassen sich sauber aufsetzen, wenn Sie den Zweck der Plattform, die Datenerfassung und die aktiven Funktionen früh dokumentieren. Nach § 26 Abs. 4 Bundesdatenschutzgesetz ist die Verarbeitung von Beschäftigtendaten „auf der Grundlage von Kollektivvereinbarungen zulässig“, also auch auf Grundlage einer Betriebsvereinbarung. Für die Praxis heißt das meist: Funktionen gezielt ein- oder ausschalten, die Rollen sauber definieren und die Regeln in einer Betriebsvereinbarung festhalten.
Alle Server, auf denen tchop läuft, stehen in Deutschland. Die Übertragung ist mit TLS 1.2 und höher verschlüsselt, die Speicherung mit AES-256, und tchop bietet einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Das Informationssicherheits-Managementsystem von tchop ist seit 2021 nach ISO/IEC 27001 zertifiziert, die Zertifizierung stammt von TÜV Süd. Im Dashboard sehen Unternehmen aggregierte Statistiken zu Reichweite und Beteiligung. tchop stellt außerdem Vorlagen und bewährte Vorgehensweisen für eine Betriebsvereinbarung bereit. Das ersetzt keine Rechtsberatung, erleichtert aber die Abstimmung mit dem Betriebsrat.
Was kostet eine Intranet-Software?
Die Kosten eines Intranets setzen sich fast immer aus denselben Blöcken zusammen: Einrichtung, laufende Lizenz, Betrieb und Hosting, Updates sowie interner Aufwand für Redaktion, Einführung und Betreuung. Auch eine kostenlose oder offene Lösung spart meist nur die Lizenz, nicht den technischen Betrieb und nicht die Arbeit im Unternehmen.
Bei tchop fallen eine einmalige Einrichtung und eine monatliche Lizenz an, die sich nach der Zahl der Nutzenden richtet. Die Veröffentlichung der Apps in den Stores und die App-Updates übernimmt tchop. Konkrete Preise nennt tchop im Gespräch, weil Umfang, Anbindung und Organisationsstruktur den Aufwand beeinflussen.
Wie führen Sie eine Intranet-Software ein?
- Klären Sie zuerst Ziele, Zielgruppen und Bereiche, damit sich die spätere Struktur sinnvoll in Channels abbilden lässt.
- Binden Sie Betriebsrat und Datenschutz früh ein und halten Sie fest, welche Funktionen aktiv sein sollen und welche nicht.
- Legen Sie den Zugang fest, also Single Sign-on (SSO), E-Mail-Anmeldung, Anmeldelink oder Zugangscode vom Arbeitgeber.
- Kündigen Sie den Start sichtbar an, zum Beispiel mit Aushängen und QR-Code, damit auch Mitarbeitende ohne festen PC-Zugang einfach hineinkommen.
- Fassen Sie in den ersten Wochen nach, messen Sie Reichweite und Beteiligung aggregiert und schärfen Sie Inhalte und Channel-Zuschnitt nach.
Die meisten Kunden sind nach 8 bis 12 Wochen live.
Häufige Fragen zur Intranet-Software
Welche Anbieter für Intranet-Software gibt es?
Grob lassen sich vier Gruppen unterscheiden: Intranet-Plattformen rund um Microsoft 365 wie SharePoint, Social-Intranet-Anbieter, Mitarbeiter-Apps und Open-Source-Portale. Welche Gruppe passt, hängt von Ihrem Schwerpunkt ab, also eher Dokumente und Prozesse oder eher Reichweite und Beteiligung. Einen Überblick zur mobilen Kategorie finden Sie hier: Mitarbeiter-Apps im Vergleich.
Gibt es kostenlose Intranet-Software?
Ja, es gibt kostenlose und Open-Source-Ansätze. Sie senken meist die Lizenzkosten, nicht aber den Aufwand für Hosting, Wartung, Sicherheit, Updates und interne Betreuung. Für größere Unternehmen ist deshalb weniger die Null im Einkauf interessant als die Frage, wer Betrieb und Verantwortung übernimmt.
Wie kommen Mitarbeitende ohne Firmen-E-Mail ins Intranet?
Bei tchop können sich Mitarbeitende ohne Firmen-E-Mail mit einem Zugangscode vom Arbeitgeber registrieren. Zum Start reicht oft ein QR-Code auf einem Aushang, dazu der Zugangscode oder ein Anmeldelink. Ein VPN oder Firmennetz ist nicht nötig.
Ersetzt tchop SharePoint?
Nein. SharePoint als Intranet ist eine verbreitete Basis und stark bei Dokumenten. tchop ersetzt keine Dokumentenverwaltung, sondern ergänzt SharePoint um mobile Reichweite, Push-Nachrichten und eine Web-App als Startseite; bestehende Ablagen können verlinkt werden.
Kann tchop Inhalte aus anderen Systemen übernehmen?
Ja, Inhalte lassen sich automatisch übernehmen, etwa per RSS-Feed, über die Schnittstelle Graph API oder über einen eigenen Connector, den tchop baut. In der Web-App können außerdem Linklisten zu anderen Systemen eingebunden werden. So bleibt Fachinhalt im Ursprungssystem, während der Zugang für Mitarbeitende einfacher wird.
Lassen sich Umfragen anonym durchführen?
Ja, Umfragen können auf Wunsch anonym sein. Das gilt für die Abstimmung in der Umfrage. tchop ist dabei kein Fragebogen-Werkzeug, pro Umfrage gibt es eine Frage direkt im Feed.
Wie lange dauert die Einführung?
Die meisten Kunden sind nach 8 bis 12 Wochen live. Wie schnell es geht, hängt vor allem von Freigaben, Zugangskonzept, Betriebsvereinbarung und den gewünschten Anbindungen ab. Hilfreich ist ein klarer Startumfang statt eines überladenen ersten Schritts.
tchop mit Ihrem eigenen Branding sehen
Wenn Sie klären möchten, ob tchop zu Ihrem bestehenden Intranet, zu SharePoint oder zu einer mobilen Kommunikationsstrategie passt, ist der nächste sinnvolle Schritt eine konkrete Sicht auf Ihren Fall. Dafür können Sie eine 20-Minuten-Demo buchen.
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