Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)
Lernen Sie wie wir die Verarbeitung Ihrer Daten mittels verschiedener Maßnahmen schützen.
Unser Dokument über technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) beschreibt die Sicherheitskontrollen, die unsere Organisation implementiert, um personenbezogene Daten vor Risiken wie Verlust, Missbrauch oder unbefugtem Zugriff zu schützen. Diese Maßnahmen umfassen sowohl technische Vorkehrungen (z. B. Verschlüsselung, Zugriffskontrollen, Backups) als auch organisatorische Praktiken (z. B. Richtlinien, Schulungen, Vorfallreaktion), um die Einhaltung von Datenschutzgesetzen zu gewährleisten.
Es ist wichtig zu wissen, dass wir mit einem ISO27001-zertifizierten ISMS arbeiten, welches die verschiedenen Themen detaillierter abdeckt. Wenn Sie an weiteren Informationen über unser Managementsystem für Informationssicherheit interessiert sind, können Sie sich jederzeit an uns wenden.
Im folgenden Dokument agieren wir aus der Perspektive des Auftragnehmers, der für Kunden tätig ist.
Inhaltsverzeichnis
Pseudonymisierung
Verschlüsselung
Gewährleistung der Vertraulichkeit
Zutrittskontrolle
Zugangskontrolle
Zugriffskontrolle
Gewährleistung der Integrität
Trennungsgebot
Gewährleistung der Verfügbarkeit
Systemverfügbarkeit
Datenverfügbarkeit
Löschung von Daten
Gewährleistung der Belastbarkeit von Systemen
Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung der Wirksamkeit der technischen und organisatorischen Maßnahmen
Pseudonymisierung
Der Auftragnehmer pseudonymisiert Daten im Sinne des Datenschutzes an verschiedenen Stellen. Der Auftraggeber übermittelt E-Mail-Adressen und optional die Namen von Nutzern oder Mitarbeitern. Nutzer können sich selbst einen Namen zuweisen und bestimmte Nutzerrollen einnehmen. Optional kann der Nutzer auch ein Profilbild einrichten. In technischer Hinsicht wird jedem Nutzer automatisch eine eindeutige Nutzer-ID zugewiesen. Dabei handelt es sich um eine zehnstellige Zahl, die in anderen Teilen des Systems zur technischen Identifizierung einzelner Nutzer verwendet wird und gleichzeitig sicherstellt, dass der Nutzer im System (z. B. in technisch erforderlichen Protokollen oder Schnittstellen) durch diese Nutzer-ID dargestellt wird. Die Verknüpfung zwischen dem Nutzernamen, der E-Mail und dieser Nutzer-ID wird verschlüsselt in der Datenbank gespeichert, und der Zugriff darauf steht nur wenigen Mitarbeitern mit den entsprechenden Berechtigungen zur Verfügung (siehe Zugriffskonzept).
Darüber hinaus wenden wir gegebenenfalls auch Anonymisierungsverfahren an (z. B. zur Verfolgung des Nutzerverhaltens in der App), damit Kunden Daten verarbeiten oder auswerten können, ohne dass diese auf einzelne Nutzer zurückgeführt werden können.
Verschlüsselung
Die Plattform sendet den Nutzern eine Einladung zur Nutzung des Dienstes über einen Link in Form einer E-Mail. Dieser Link führt den Nutzer auf eine Website. Dort angekommen, muss der Nutzer während des Anmeldevorgangs sein eigenes Passwort erstellen, das ihm zusammen mit seiner E-Mail-Adresse im Rahmen eines klassischen Registrierungsprozesses (innerhalb einer App oder auf einer Website) den Zugriff auf den Dienst ermöglicht. Bei der Erstellung des Passworts wird dem Nutzer angezeigt, ob das Passwort „Schwach“, „Mittel“ oder „Angemessen gut“ ist. Ziel ist es, den Nutzer darauf hinzuweisen, ein möglichst sicheres Passwort zu verwenden.
Die Stärke des Passworts wird in verschiedenen Stufen von „Schwach“ und „OK“ bis „Angemessen gut“ kommuniziert. Dies wird mithilfe eines Algorithmus bewertet, der die Stärke eines Passworts anhand verschiedener Kriterien analysiert. Die Mindestlänge des Passworts beträgt 6 Zeichen.
Ab dem Zeitpunkt der Vergabe wird das Passwort nur in verschlüsselter Form in der Datenbank des Auftraggebers gespeichert. Passcode-Daten werden ausschließlich als Einweg-Hashes basierend auf dem „bcrypt“-Standard gespeichert; sie liegen niemals im Klartext vor. bcrypt ist eine adaptive, gesalzene Schlüsselableitungsfunktion, die für die Passwortspeicherung entwickelt wurde und für diesen Zweck weithin empfohlen wird.
Diese Verschlüsselung erschwert unbefugten Dritten den Zugriff auf die Passwörter erheblich. Selbst Mitarbeiter des Auftraggebers haben keine Möglichkeit, die Passwörter einzusehen. Wenn ein Nutzer sein Passwort vergisst, kann er nur die Funktion „Passwort vergessen“ nutzen. Dadurch wird eine E-Mail generiert, die einen Link zur Erstellung eines neuen Passworts enthält. Diese E-Mail wird an die E-Mail-Adresse des Nutzers gesendet.
Eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (TOTP über Standard-Authenticator-Apps) ist verfügbar und kann auf Organisationsebene, pro Rollengruppe, von Organisations-Admins bis hin zu allen Nutzern aktiviert oder erzwungen werden. Backup-Codes werden bei der Aktivierung per E-Mail ausgegeben.
Die Nutzerdaten, z. B. Name und E-Mail-Adresse, werden verschlüsselt in der Datenbank gespeichert. Nur der Geschäftsführer und der Technische Leiter verfügen über den Schlüssel zur Offenlegung.
Für die internetbasierte und systeminterne Kommunikation zwischen Clients und Serverkomponenten (z. B. zwischen Servern und Apps) verwendet der Auftraggeber ausschließlich den sicheren HTTPS-Standard, der durch ein SSL-Zertifikat eines der größten und bekanntesten Anbieter solcher Zertifikate, Comodo (https://ssl.comodo.com/), verifiziert ist.
Aus technischer Sicht werden die Daten des Auftraggebers in einer MySQL-Datenbank gespeichert, die vom Cloud-Dienstleister AWS (oder auf Wunsch vom deutschen Anbieter Hetzner Cloud) betrieben wird.
Die kryptografischen Funktionen von MySQL unterstützen Verschlüsselung, Hashing und Komprimierung. Alle auf AWS gespeicherten Daten sind durch serverseitige Verschlüsselung geschützt. AWS generiert für jedes Amazon Glacier-Archiv eindeutige Schlüssel und verschlüsselt es anschließend mit AES-256. Der Schlüssel wird dann mithilfe eines Primärschlüssels mit AES-256 verschlüsselt und an einem sicheren Ort gespeichert. Der Hauptschlüssel wird regelmäßig gewechselt. Nur der Geschäftsführer und der Technische Leiter haben Zugriff auf den Schlüssel.
Der Datenbank-Dienstleister Amazon Web Services (AWS) erstellt im Rahmen seines routinemäßigen Backup-Prozesses (siehe Punkt 6.2. Datenverfügbarkeit) auch Sicherungskopien aller Daten. Diese Daten werden ebenfalls nur in verschlüsselter Form gespeichert.
Für Kunden, die Hetzner-Cloud-Server nutzen, sind ähnliche Sicherheitsmaßnahmen implementiert.
Gewährleistung der Vertraulichkeit
3.1. Zutrittskontrolle
Die Geschäftsräume des Auftraggebers befinden sich in einem Mischgebiet in Berlin-Kreuzberg (Deutschland). Das Gebäude selbst befindet sich im Besitz der Berliner Metall- und Kunststoffinnung. Das mit einem Zaun umgebene Grundstück ist nur über eine Zufahrtsstraße von der Köpenicker Straße aus zugänglich. Diese Zufahrtsstraße wird nach Büroschluss und am Wochenende geschlossen.
Der Geschäftsbereich befindet sich im zweiten Stock im zweiten Hinterhof des Gebäudes. Der Zugang zum Geschäftsbereich ist auch über den Gebäudeeingang, durch den Innenhof und über das Treppenhaus möglich. Der Zugang kann auch über den Aufzug erfolgen. Für die Nutzung dieses Aufzugs ist jedoch ein Schlüssel erforderlich, den nur zwei Personen besitzen (der Geschäftsführer und der Office-Manager).
Der Seitenflügel verfügt über einen Notausgang, der zu einer Feuertreppe führt, über die der Geschäftsbereich im Brandfall verlassen werden kann. Er kann jedoch nicht für den Zugang zum Bereich genutzt werden, da die Sicherheitstüren nur von innen geöffnet werden können. Alle Zugangstüren zum Gebäude sind während der Geschäftszeiten geöffnet. Nach Feierabend und am Wochenende sind sie geschlossen. Der Zugang zum Gebäude ist zudem durch ein Tor gesichert, das ab 20:00 Uhr geschlossen ist.
Besucher nutzen die Klingel an der Tür zum Geschäftsbereich, unten an der Treppe. Die Tür wird manuell von einem Mitarbeiter geöffnet. Ein unbefugter oder unbemerkter Zutritt zum Geschäftsbereich ist somit ausgeschlossen. Besucher betreten die Büroräume nur in Begleitung eines Mitarbeiters.
Es befinden sich keine Schlüssel im Besitz von Personen außerhalb des Unternehmens und die Bürotür ist mit einem Code gesichert. Dieser Code wird monatlich geändert. Die Reinigung der Büros erfolgt außerhalb der Bürozeiten durch festangestelltes Personal. Vertretungen werden intern geregelt, sodass keine betriebsfremden Reinigungskräfte die Büroräume betreten.
Alle Mitarbeiter wurden durch Datenschutzschulungen dafür sensibilisiert, personenbezogene und vertrauliche Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen und externes Personal nicht unbeaufsichtigt zu lassen.
Alle Türen und Fenster sind einbruchsicher. Die Außentüren sind einbruchsicher und mit Doppelprofilzylindern ausgestattet. Die Schließzylinder sind gegen Aufbohren und Ziehen geschützt. Die Tür zum Geschäftsbereich ist aus Stahl gefertigt und mit einem Zugangscode gesichert. Nach Büroschluss werden die Türen zusätzlich mit einem Schließzylinder verschlossen. Der Code wird monatlich geändert, was beispielsweise ehemaligen Mitarbeitern den Zutritt zu den Räumlichkeiten verwehrt.
In den Geschäftsräumen selbst befinden sich keine Server oder andere Datenspeicher, auf denen sensible Nutzerdaten aufbewahrt werden könnten. Der Auftragnehmer speichert die Daten seiner Plattform auf der von Amazon Web Services bereitgestellten Cloud-Infrastruktur. AWS hat die folgenden technischen und organisatorischen Maßnahmen implementiert, um die AWS-Einrichtungen vor unbefugtem physischem Zutritt zu schützen. Derzeit umfassen diese Maßnahmen:
Die Rechenzentren, Server, Netzwerkgeräte und Host-Software-Systeme (physische Komponenten des Cloud-Netzwerks) sind in unauffälligen Gebäuden untergebracht.
Die Gebäude von AWS und Hetzner sind durch physische Sicherheitsmaßnahmen geschützt, um unbefugten Zutritt sowohl zum Außengelände (z. B. Zäune, Mauern) als auch zu den Gebäuden selbst zu verhindern.
Der Zugang zu den Serverstandorten wird über elektronische Zutrittskontrollen verwaltet und durch Alarmanlagen gesichert, die einen Alarm auslösen, wenn eine Tür aufgebrochen oder offen gehalten wird.
Zugangsrechte werden von einer autorisierten Person genehmigt und innerhalb von 24 Stunden nach Deaktivierung des Datensatzes eines Mitarbeiters oder Lieferanten entzogen.
Alle Besucher müssen einen Ausweis mit sich führen, sich registrieren und werden stets von einem autorisierten Mitarbeiter begleitet.
Der Zugang zu sensiblen Bereichen wird per Videoüberwachung überwacht.
Geschultes Sicherheitspersonal patrouilliert 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche in den Rechenzentren von AWS und Hetzner sowie in der unmittelbaren Umgebung.
2. Zugangskontrolle
Der Auftragnehmer hat die folgenden technischen und organisatorischen Maßnahmen implementiert, um die Systeme und Daten von tchop vor unbefugtem Zugang zu schützen. Derzeit umfassen diese Maßnahmen:
Es gilt stets das Prinzip der minimal erforderlichen Rechte. Jeder Nutzer erhält nur die Zugangsrechte, die er zur Durchführung seiner vertraglich vereinbarten Tätigkeiten benötigt. Nutzerkonten erhalten anfangs immer die geringstmöglichen Zugangsrechte. Um Zugangsrechte über den Mindestanspruch hinaus zu gewähren, muss eine entsprechende Berechtigung vorliegen.
Der Nutzer- und Administratorzugang zum Cloud-Speichernetzwerk, in dem alle relevanten Daten gespeichert sind, basiert auf einem rollenbasierten Zugriffsrechtemodell. Jeder Nutzer erhält eine eindeutige ID, um sicherzustellen, dass alle Systemkomponenten nur von autorisierten Nutzern und Administratoren verwendet werden können.
Der Nutzerzugang zu den Diensten des Auftragnehmers wird erst aktiviert, wenn die Personalabteilung einen entsprechenden Datensatz im HR-System angelegt hat.
Die Passwörter der Mitarbeiter für die Anmeldung bei den relevanten Diensten sind geheim und werden an keiner Stelle im Klartext gespeichert. Jeder Nutzer hat die Möglichkeit, sein Passwort in den einzelnen Systembereichen und Anwendungsprogrammen selbst zu ändern. Mitarbeiter werden durch Datenschutzschulungen regelmäßig auf die Notwendigkeit der Einhaltung von Passwortkonventionen hingewiesen und sind zu deren Einhaltung verpflichtet. Alle Passwörter bestehen aus Buchstaben, Zahlen und mindestens einem Sonderzeichen und werden regelmäßig geändert. Die Passwortkonventionen, d. h. mindestens 8 Zeichen, Groß- und Kleinschreibung, Ziffern und Sonderzeichen sowie deren Gültigkeit, werden nach Möglichkeit vom Betriebssystem oder den Anwendungen abgefragt.
Auf den Arbeitsplatzrechnern werden keine personenbezogenen oder schutzbedürftigen Daten gespeichert; alle Daten werden von den Dienstleistern in der Cloud gespeichert. Die Laptops der Techniker und Mitarbeiter enthalten nur temporär verschlüsselte Kundendaten, die für Entwicklungszwecke benötigt werden.
Auf allen Arbeitsstationen ist ein passwortgeschützter Bildschirmschoner aktiviert, der sich nach einer Frist von max. 15 Minuten automatisch einschaltet. Dies verhindert eine unbefugte Nutzung während der Abwesenheit des Mitarbeiters.
Zugangsrechte zum IT-System von tchop werden innerhalb von 5 Minuten nach Deaktivierung des Datensatzes eines Mitarbeiters im HR-Managementsystem entzogen. Dies umfasst sowohl den Zugang zum entsprechenden Firmen-E-Mail-Konto als auch alle anderen Zugänge. Sicherheitsrelevante Zugänge werden von der Geschäftsleitung sicher verwahrt (siehe Prinzip der minimalen Rechte oben). Scheidet ein Mitarbeiter aus, werden alle Zugänge vom Administrator deaktiviert oder gesperrt.
Der Internetzugang erfolgt über einen Router mit integrierter Firewall und dynamischem Inhaltsfilter. Die Konfiguration der lokalen Firewall ist nur einer autorisierten Personengruppe möglich. Die Router-Konfiguration kann über Fernzugriff zu Wartungszwecken geändert werden, beispielsweise für wichtige Sicherheitsupdates, zur Änderung der autorisierten Personengruppe, für VPN-Zugänge und so weiter. Die Rechte zur Änderung der Router-Konfiguration liegen nur bei einer begrenzten Anzahl von Personen (zwei Personen: der Geschäftsführer und der Technische Leiter). Jede Änderung der Router-Konfiguration wird mit Namen und Zeitstempel protokolliert, sodass jederzeit nachvollzogen werden kann, welche Änderungen wann und von wem an der Router-Konfiguration vorgenommen wurden.
Zusätzliche Firewall-Geräte sind so konfiguriert, dass sie den Zugriff auf die Datenverarbeitungsumgebung beschränken und die Sicherheit der Computing-Cluster verstärken.
Firewall-Richtlinien (d. h. Konfigurationsdateien) werden alle 24 horus automatisch auf die Firewall-Geräte übertragen und hochgeladen.
Die Kommunikation innerhalb des Netzwerks erfolgt über eine SSH-Verschlüsselung („Public Key“), die von einem Bastion Host bereitgestellt wird, der den Zugriff auf die Netzwerkgeräte und andere Cloud-Komponenten einschränkt und alle Aktivitäten im Netzwerk für Sicherheitsaudits protokolliert.
Zugriffskontrolle
Der Auftragnehmer hat die folgenden technischen und organisatorischen Maßnahmen implementiert, um Zugriffsrechte für Mitarbeiter und freie Mitarbeiter, die mit tchop zusammenarbeiten, zu gewähren und zu kontrollieren. Derzeit umfassen diese Maßnahmen:
Der Nutzer- und Administratorzugang zu den verschiedenen geschäftlichen Dienstkonten, insbesondere zum Geschäftskonto des Cloud-Anbieters, das bei der ersten Anmeldung erstellt wird, basiert auf einem rollenbasierten Zugriffsrechtemodell. Für die tägliche Arbeit wurden IAM-Nutzer eingerichtet, die nur eingeschränkte Rechte besitzen und von den jeweiligen Softwareentwicklern für ihre tägliche Arbeit genutzt werden. IAM-Nutzer haben eigene Sicherheits-Anmeldedaten. Ein uneingeschränkter Zugriff auf die Daten im Konto des Cloud-Anbieters („Root“-Zugriff) steht nur den Geschäftsführern (nur zwei Personen) im tchop-Büro zur Verfügung. Diese Root-Zugriffsinformationen werden nicht für die tägliche Entwicklungsarbeit verwendet.
Der Zugriff auf die relevanten Systemkomponenten und Dienste (einschließlich Monitoring) ist durch IP-Whitelisting geschützt, d. h. die IP-Adressen der Mitarbeiter sind hinterlegt. Es sind nur Zugriffe über zugelassene IP-Adressen gestattet.
Der Zugriff auf Nutzerdaten in der Datenbank ist nur über das AWS-Zugangs- und Kontrollsystem möglich; ein direkter Zugriff von außen ist ausgeschlossen.
Die eingeräumten Zugriffsrechte auf alle relevanten Systeme werden mindestens vierteljährlich vom Technischen Leiter überprüft.
Alle Laptops sind vollständig verschlüsselt, um vertrauliche und personenbezogene Daten zu schützen.
Das Anlegen, Löschen und Ändern von Nutzer-IDs, Anmeldeinformationen und anderen Identifikationsmerkmalen wird zusammen mit einem Zeitstempel protokolliert.
Eine Datenkopie darf nur im Rahmen der Datensicherung und für speziell geregelte Fälle der Datenweitergabe, z. B. den notwendigen Datenaustausch mit Kunden, erfolgen.
Der Auftragnehmer hat gemeinsam mit seinen Dienstleistern einen Incident-Response-Plan erstellt, der für den Fall eines Datenvorfalls folgendes festlegt: Rollen, Zuständigkeiten, Kommunikations- und Kontaktstrategien für das Risikoszenario; spezifische Verfahren als definierte Reaktion auf bestimmte Vorfälle; Abdeckung und Adressierung aller wichtigen Systemelemente.
Die Zugriffskontrolle für das Geschäftskonto des Cloud-Anbieters und die relevanten IAM-Nutzer wird durch ein umfassendes Sicherheitskonzept realisiert, das nachfolgend grafisch dargestellt ist:
Gewährleistung der Integrität
Der Auftragnehmer hat die folgenden technischen und organisatorischen Maßnahmen implementiert, um sicherzustellen, dass personenbezogene Daten bei der elektronischen Übertrag oder während ihres Transports oder ihrer Speicherung auf Datenträgern nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können. Diese Maßnahmen stellen auch sicher, dass überprüft und festgestellt werden kann, an welche Stellen personenbezogene Daten mittels Einrichtungen zur Datenübertragung übermittelt werden sollen oder übermittelt wurden. Zum gegenwärtigen Zeitpunkt umfassen diese Maßnahmen in Abstimmung mit dem Cloud-Anbieter:
Verhinderung unbefugten Kopierens: Die Maßnahmen zur Verhinderung des unbefugten Kopierens der physischen Speicherinfrastruktur an sich (z. B. Kopieren der Kundendaten durch Übertragung auf ein externes Speichermedium wie eine Festplatte) sind in den oben unter den Punkten 1–3 beschriebenen Maßnahmen enthalten. Darüber hinaus dürfen AWS-Mitarbeiter und freie Mitarbeiter keine persönlichen elektronischen Geräte oder mobilen Datenträger an die Informationssysteme von AWS anschließen.
Verschlüsselte Kommunikation: tchop nutzt für alle Datenschnittstellen und Websites ausschließlich HTTPS-Kommunikation. HTTPS steht für „Hypertext Transfer Protocol Secure“ und ist im technischen Sinne kein eigenständiges Protokoll. HTTPS bezieht sich auf die Verwendung von HTTP über SSL oder TLS. tchop verwendet ein SSL-Zertifikat, das von einer Zertifizierungsstelle signiert ist. Durch die Verwendung dieser Art von Zertifikat kann sichergestellt werden, dass bei der Übertragung keine Manipulationen der Inhalte durch Dritte möglich sind und keine fehlerhaften Informationen über Ihr Unternehmen in Ihre Unternehmens-Website eingeschleust werden können.
Nutzeridentifikation: Zur wiederholten Identifizierung von Administratoren und Redakteuren mit Zugriff auf das Backend von tchop werden für jeden Nutzer Browser-Cookies mit einer Gültigkeit von einem Jahr verwendet. Diese ermöglichen es dem Nutzer, die Website oder Plattform bei seinem nächsten Besuch direkt zu nutzen, ohne sich erneut anmelden zu müssen. Der Nutzer kann die Verwendung dieser Cookies über die entsprechenden Browser-Einstellungen einfach deaktivieren. Die Cookies werden nur zur Anmeldung oder Identifizierung des Nutzers und zur Erhebung der in Anlage 1 beschriebenen, sehr begrenzten Daten verwendet.
Die nativen Apps speichern die relevanten Daten des Nutzers, der sich in ihnen angemeldet hat, damit diese im Kontext des Nutzerprofils in der App angezeigt und genutzt werden können. Nutzungsdaten werden nicht erfasst oder weitergeleitet. Es werden nur die für die Basisfunktionalität absolut notwendigen Daten gespeichert und für die jeweilige native Anwendung zur Verfügung gestellt. Nutzer sollten den Zugriff auf diese Daten auf ihrem Telefon durch entsprechende Zugriffskontrollen (Codes, Passwörter etc.) schützen. Dies liegt in der Verantwortung des Nutzers und kann vom Auftragnehmer nicht kontrolliert oder beeinflusst werden.
Verwendung eines API-Tokens: Das Abrufen von Inhalten durch native Apps ist immer mit einem Autorisierungsschlüssel verknüpft. Dadurch ist sichergestellt, dass das System den Zugriff eines Nutzers auf Inhalte jederzeit überprüfen und im Zweifelsfall verweigern kann, sodass die nativen Apps keinen Zugriff mehr auf Inhalte haben und der Nutzer vom Dienst abgemeldet wird (wenn er beispielsweise gelöscht wurde und das Unternehmen verlassen hat).
Ausmusterung von Speichermedien: Wenn die Lebensdauer eines Speichermediums abgelaufen ist, führt AWS ein spezielles Ausmusterungsverfahren durch, um sicherzustellen, dass Kundeninhalte nicht in die Hände unbefugter Personen gelangen. Alle ausgemusterten magnetischen Speichermedien werden entmagnetisiert und anschließend gemäß den branchenüblichen Verfahren und den geltenden Datenschutzgesetzen physisch zerstört.
Sichere Zugangspunkte: AWS verfügt über eine begrenzte Anzahl von Zugangspunkten zur Cloud. Diese Kundenzugangspunkte werden als API-Endpunkte bezeichnet und dienen der Bereitstellung eines sicheren HTTP-Zugangs (HTTPS). tchop kann über diese sicher mit den eigenen Speicher- oder Datenverarbeitungsinstanzen auf der Plattform des Anbieters kommunizieren.
Verbindungen zum AWS-Netzwerk durch Mitarbeiter des Auftragnehmers: Mitarbeiter greifen über eine SSH-Verschlüsselung („Public Key“) unter Verwendung eines Bastion Hosts auf das Netzwerk zu. Der Bastion Host schränkt den Zugriff auf Netzwerkgeräte und andere Cloud-Komponenten ein.
Trennungsgebot
Der Auftragnehmer hat folgende technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, um sicherzustellen, dass zu unterschiedlichen Zwecken erhobene Daten getrennt verarbeitet werden:
Trennung von System und Datenbank: Die technische Architektur basiert auf einem modularen Ansatz, der verschiedene Dienste und Systemelemente über sichere Datenschnittstellen flexibel und effizient miteinander verbindet. Das Gesamtsystem ist dadurch weniger komplex, und Anpassungen sowie Verbesserungen an einem Teil des Systems haben weniger kritische Auswirkungen auf andere Bereiche. Bei dieser Art von „Microservices“-Architektur wird komplexe Anwendungssoftware aus unabhängigen Prozessen zusammengestellt, die über sprachunabhängige Programmierschnittstellen miteinander kommunizieren. Die Dienste selbst sind weitgehend entkoppelt und erfüllen eine kleine Aufgabe. Die Datenbank ist ein isolierter, virtualisierter Dienst und völlig getrennt und unabhängig von anderen Teilen des Systems, die die Anwendungslogik enthalten. Dies ermöglicht einen modularen Aufbau der Anwendungssoftware und sorgt dafür, dass das Prinzip der funktionalen Trennung umfassend und konsequent eingehalten wird. Es werden nur die absolut notwendigen Daten zwischen den Komponenten ausgetauscht.
Trennung von Datenbanken: Um die nutzerbezogenen Daten in der Datenbank (Name und E-Mail-Adresse) besonders zu schützen, werden diese Daten von der Datenbank getrennt, die die gesamten Plattforminhalte enthält. Dies ermöglicht separate Schutzmaßnahmen wie eine spezielle Verschlüsselung der Datenbank mit den Nutzerdaten und erschwert zudem den unbefugten Zugriff.
Trennung der Nutzerrollen: Der Auftragnehmer ist bemüht, personenbezogene Daten so wenig wie möglich oder nur dort zu verarbeiten, wo sie dem Auftraggeber im Rahmen des Auftrags einen direkten Nutzen bringen können. tchop unterscheidet daher zwischen zwei verschiedenen Nutzertypen: 1. Kunden-Administratoren und -Redakteure sowie 2. Nutzer der Inhalte und/oder der nativen Apps. Bei den Nutzern des Dienstes handelt es sich häufig um einen großen Personenkreis wie Kunden, Mitarbeiter und Interessengruppen.
Um Administratoren und Redakteure bei der Nutzung des Content-Management-Systems der Plattform im Browser zu unterstützen, werden einige Daten erhoben, die zeigen, wie der Nutzer funktionell mit der Plattform interagiert (Details siehe Anlage „Subunternehmer“, Zusammenarbeit mit Intercom.io). In der Regel handelt es sich bei dieser Nutzergruppe um eine kleine Anzahl ausgewählter Personen. Die Daten werden ausschließlich dazu verwendet, diese Nutzer zu unterstützen und ihnen dabei zu helfen, die tchop-Plattform so effizient wie möglich zu nutzen.
Hinsichtlich der inhaltlichen Nutzung des Dienstes oder der nativen Apps (z. B. was Nutzer lesen), wird bei allen Nutzergruppen bewusst auf die Erhebung personenbezogener Daten verzichtet.
Trennung von Test- und Live-Umgebung: Der Auftragnehmer verfügt über eine separate Serverumgebung zur Entwicklung und zum Testen neuer Funktionen sowie über eine separate Live-Serverumgebung. Alle Server sind, wie beschrieben, virtualisierte Server in der Cloud, die über AWS und Hetzner bereitgestellt werden. Die Trennung von Test- und Live-Umgebung ermöglicht eine sichere und zuverlässige Entwicklungsarbeit. Sie ermöglicht es einem Entwickler, eine neue Version der Software in der Testumgebung zu entwickeln. Tester sind dann in der Lage, in dieser Umgebung zu testen, um die Software anschließend in der Live-Umgebung zu installieren (ein Prozess, der als Release-Management bekannt ist). Im Falle eines Fehlers kann eine Instanz der Live-Umgebung auf eine Testumgebung gespiegelt werden, um dort Untersuchungen durchführen zu können, ohne die Live-Umgebung zu stören.
Trennung des Firmennetzwerks: Wie bereits unter dem ersten Punkt beschrieben, ist das Firmennetzwerk von tchop nebst firmeninterner Datenbank und zentralen Unternehmensfunktionen vollständig von allen Kunden- und personenbezogenen Daten getrennt. Die einzige Funktionalität, die auf derselben Plattform genutzt wird (wenn auch als separate E-Mail-Adresse), ist die Google Suite-E-Mail-Infrastruktur (siehe Anlage „Subunternehmer“), die von den Mitarbeitern genutzt wird. Support-Anfragen von Mitarbeitern des Auftraggebers werden über eine eigene Support-E-Mail-Adresse (support@tchop.io) abgewickelt. Anfragen an diese E-Mail-Adresse werden zur Bearbeitung und Beantwortung an ausgewählte Mitarbeiter des Auftragnehmers weitergeleitet. Der Support-Prozess ist grundsätzlich so strukturiert, dass er als eigenständiger Prozess unabhängig von der normalen E-Mail-Kommunikation abgewickelt werden kann.
Mandantenfähige Server- und Datenbankumgebung: Die von tchop genutzte Cloud-Umgebung ist eine virtualisierte, mandantenfähige Umgebung. AWS und Hetzner haben Prozesse des Sicherheitsmanagements und der Sicherheitsprüfungen etabliert, die eine Trennung der Daten der einzelnen Kunden ermöglichen. Die Systeme sind so konzipiert, dass Kunden nicht auf physische Hosts oder Instanzen zugreifen können, die nicht zu ihrem Konto gehören. Dies wird durch Filterung im Rahmen der Virtualisierungssoftware ermöglicht. Der Hypervisor wird von internen und externen Expertenteams regelmäßig auf neue und bestehende Schwachstellen sowie potenzielle Angriffsvektoren überprüft.
Berechtigungs- und Rechtekonzept: Wie bereits in Punkt 3 ausführlich dargelegt, sind die Rechte für die verschiedenen Dienste und die AWS-Datenbank streng getrennt. Mitarbeiter erhalten immer nur die Zugriffsrechte, die sie für ihre Arbeit absolut benötigen.
Gewährleistung der Verfügbarkeit
Für die IT-Systeme von tchop wurden verschiedene Sicherheits- und Backup-Mechanismen implementiert, die eine hohe Verfügbarkeit und Kontrolle des Systems und der Datenbank gewährleisten. Diese werden im Folgenden beschrieben.
6.1. Systemverfügbarkeit
Die Verfügbarkeit der gesamten tchop-Plattform wird über ein umfangreiches Monitoring-System abgedeckt, das auf dem Open-Source-Framework „Grafana“ (https://grafana.com) basiert. Dies ermöglicht dem gesamten Entwicklungsteam, Veränderungen, Überlastungen und Probleme frühzeitig zu erkennen und zu analysieren. Laufend werden verschiedenste Werte gemessen, von der CPU-Auslastung bis zum Speicherstatus, von verschiedenen Datenbankparametern (Anfragen, Prozessorauslastung) bis hin zu verschiedenen systeminternen Variablen bezüglich der Datenschnittstellen und damit verbundenen Dienste (z. B. den „Integrationen“).
Das tchop-Entwicklungsteam nutzt zudem verschiedene Tools zur Fehleranalyse und zur schnellen, effizienten Fehlerbehebung (ein Prozess, der als Bugfixing bekannt ist). Das weit verbreitete Sentry-System (https://sentry.io) wird ebenfalls verwendet, um Fehlermeldungen und Analysen von Fehlerquellen und -ursachen in Echtzeit an das tchop-Technikteam zu übermitteln, während sie auftreten. Fehler können somit auf technischer Ebene sofort erkannt und behoben werden. Das System hilft zudem direkt bei der Ursachenanalyse und erleichtert somit die Problemlösung.
Bei einem Systemausfall des Anwendungsteils greift serverseitig automatisch das Notfallsystem „Rancher Security System“ (https://rancher.com) und stellt das ausgefallene System im Normalfall innerhalb von 5–10 Sekunden wieder her. Umgekehrt wäre die tchop-Plattform selbst von einem Ausfall des Rancher-Systems nicht betroffen.
Der Zugriff auf das Monitoring-System ist sowohl durch ein Rechte- und Zugriffskonzept als auch durch IP-Whitelisting geschützt, d. h. nur Mitarbeiter können darauf zugreifen und relevante Informationen einsehen. In den beschriebenen Monitoring-Systemen werden keine personenbezogenen Daten erhoben oder verarbeitet.
tchop folgt insgesamt zudem einem testgetriebenen Entwicklungsansatz auf Basis von Continuous Integration (CI). Bei diesem Modell erfolgen die Erstellung der Software, die Integration, das Testen und die Berichterstattung über alle Änderungen unmittelbar nach jedem Schritt, der dem Basiscode hinzugefügt wird. Dank Tests und Berichten über potenzielle Fehler und Konflikte im Basiscode können diese direkt einfacher identifiziert und behoben werden.
Im Rahmen eines CI-Prozesses teilen Entwickler ihren Code und ihre Tests, indem sie die Änderungen nach Abschluss jeder kleineren Zusammenführungsaufgabe in ein gemeinsames Repository zur Versionskontrolle einspielen. Ein automatisiertes Build-System holt die neueste Version des Codes aus diesem gemeinsamen Repository und kümmert sich um den Build, das Testen und die Validierung des gesamten Master-Branches. Hierfür nutzt tchop ein modernes Versionsverwaltungssystem namens Git (https://de.wikipedia.org/wiki/Git). Für den Softwarecode des Anbieters nutzt tchop Github (https://github.com) und für den serverseitigen Softwarecode die Gitlab-Plattform (https://gitlab.com).
Das Entwicklungsteam nutzt Build-Definitionen, um sicherzustellen, dass jeder Commit in den Master-Branch die automatischen Build- und Testprozesse auslöst. Da Fehler durch diese Art der Implementierung in einer früheren Phase des Entwicklungszyklus erkannt werden, sind die mit ihrer Behebung verbundenen Kosten geringer. Automatisierte Tests bei jedem Build sorgen für eine verbesserte Testabdeckung sowie eine gleichbleibend hohe Build-Qualität. Entwickler minimieren zudem Risiken sowie wiederkehrende manuelle Prozesse auf ein Minimum, und Teams profitieren von einer besseren Projekttransparenz.
Dadurch ist der Auftragnehmer in der Lage, effizient und kontinuierlich sicherzustellen, dass das Gesamtsystem in kürzester Zeit wieder zur Verfügung steht und die Fehleranfälligkeit gering gehalten werden kann.
6.2. Datenverfügbarkeit
Die Verantwortlichkeiten für die Datensicherung und den Schutz aller Inhalte der tchop-Datenbank sind durch eine Vereinbarung mit AWS und Hetzner, unseren Cloud-Dienstleistern, geregelt. Der Auftragnehmer verfügt über keine eigenen lokalen Server zur Datenspeicherung. Für die Datenbank wird das Produkt „Amazon Relation Database Service“ (https://aws.amazon.com/rds/?nc1=h_ls) verwendet. Dieser Dienst bietet kostengünstige und anpassbare Kapazitäten und automatisiert zeitaufwändige administrative Aufgaben wie die Hardwarebereitstellung, die Einrichtung von Datenbanken, das Einspielen von Patches und Backups.
Sowohl AWS als auch Hetzner gewährleisten eine hohe Verfügbarkeit von 99,9 % für alle Daten und können in jedem Fall auf eine separate Backup-Instanz umschalten, sodass die Daten verfügbar und sicher bleiben. Im letzten Betriebsjahr lag die tatsächliche Verfügbarkeit bei rund 99,999 %.
Amazon RDS ist für verschiedene Typen von Datenbankinstanzen verfügbar – optimiert für Arbeitsspeicher, Standard oder I/O – und bietet verschiedene Datenbank-Engines zur Auswahl. tchop nutzt die weltweit beliebteste Open-Source-Datenbank MySQL (siehe https://aws.amazon.com/rds/?nc1=h_ls). „Amazon RDS für MySQL“ entlastet tchop von zeitaufwändigen Aufgaben der Datenbankadministration wie Backups, Software-Patches, Monitoring, Skalierung und Replikation, sodass sich das Entwicklerteam voll und ganz auf die Entwicklung von Anwendungen konzentrieren kann.
Die entsprechenden Sicherheitsmaßnahmen im Sinne der DSGVO werden von Amazon umgesetzt. Amazon RDS erstellt und speichert automatisierte Backups der gesamten tchop-Datenbankinstanz. Einmal am Tag erstellt Amazon RDS einen Snapshot für das Volume, sodass die gesamte Instanz gesichert wird und nicht nur einzelne Teile oder Komponenten.
Amazon RDS speichert die automatisierten Sicherungen der Datenbank entsprechend der Aufbewahrungsfrist für Sicherungen. Während dieses Aufbewahrungszeitraums kann die Datenbank des Auftragnehmers bei Bedarf auf einen gesicherten Zeitpunkt wiederhergestellt werden. Bei Bedarf ist auch eine manuelle Sicherung der gesamten Datenbank möglich.
Die automatisierten Backups und manuellen Datenbank-Snapshots werden von tchop im Amazon RDS-Backup-Speicher gesichert. Dies erfolgt in der EU-Region (Frankfurt). Der Backup-Speicher entspricht der Summe des Datenbankspeichers aller Instanzen in der Region. Innerhalb der EU-Region (Frankfurt) werden auch die Daten selbst gespeichert.
Automatisierte Backups werden täglich während des standardisierten Zeitfensters für die Sicherung durchgeführt. Für die genutzte EU-Region (Frankfurt) liegt dieser Zeitraum zwischen 20:00 und 04:00 Uhr UTC. Benötigt das Backup mehr Zeit, als im Zeitfenster zur Verfügung steht, wird es nach dem Ende des Zeitfensters fortgesetzt, bis es abgeschlossen ist. Das Backup-Zeitfenster darf sich nicht mit dem wöchentlichen Wartungsfenster der Datenbankinstanz überschneiden.
Während des Zeitfensters für das automatisierte Backup können I/O-Speicherprozesse vorübergehend angehalten werden, bis der Backup-Prozess beginnt (normalerweise nur wenige Sekunden). Bei Multi-AZ-Bereitstellungen kann es während eines Backups für einige Minuten zu längeren Latenzzeiten kommen. Bei SQL-Servern mit Multi-AZ-Bereitstellungen wird die I/O-Aktivität während des Backup-Prozesses vorübergehend ausgesetzt.
Der Aufbewahrungszeitraum für Backups kann zwischen 1 und 35 Tagen definiert werden (30 Tage ist der übliche Standard).
Alle Backups sind verschlüsselt. Der Ausfall zentraler Systemkomponenten führt zu einer automatischen Benachrichtigung per E-Mail. Für ein Notfallszenario ist der genaue Ablauf des Backups beziehungsweise der Wiederherstellung des Live-Systems beschrieben (siehe auch oben, „Rancher Security System“).
Zum Schutz vor Schadsoftware ist auf allen Laptops der Mitarbeiter eine professionelle Antivirensoftware installiert. Erkannte Schadsoftware wird an die Admin-Konsole gemeldet. Eingehende E-Mails werden zudem vom Anbieter Google auf Schadsoftware geprüft.
Löschung von Daten
tchop bietet verschiedene Maßnahmen zur Abfrage, Berichtigung, Löschung oder Sperrung kundenbezogener Daten an. Kundenseitige Redakteure und Administratoren können Nutzer jederzeit selbst aus der Nutzerverwaltung entfernen. Zu diesem Zeitpunkt werden die nutzerbezogenen Daten des Mitarbeiters (E-Mail-Adresse, Name, Registrierungsstatus) auf den entsprechenden AWS-Diensten oder der Datenbank gelöscht oder unleserlich bzw. unbrauchbar gemacht. Mit der Löschung dieses primären Datensatzes werden auch alle Verknüpfungen zu den Daten und alle Kopien davon gelöscht. Ausgenommen hiervon sind verschlüsselte Datensicherungen. In diesen Backups kann der Datensatz noch maximal 14 Tage lang vorhanden sein, bis er durch das nächste automatisierte Backup überschrieben und gelöscht wird.
Eine weitere Verarbeitung dieser Kundendaten nach der Löschung ist dann nicht mehr möglich. Wird der Nutzer nach der Löschung mit derselben E-Mail-Adresse neu angelegt, wird er vom Auftragnehmer wie ein neuer Nutzer behandelt.
Alternativ kann der Auftraggeber den Auftragnehmer mit der Löschung bestimmter Daten beauftragen. In diesem Fall folgt der Auftragnehmer einer vereinbarten und allen Mitarbeitern bekannten Löschroutine. Diese erfolgt in drei Stufen und muss schriftlich mit dem Auftraggeber vereinbart werden:
Definition der zu löschenden Daten (dies können einzelne Nutzer oder ganze Kanäle oder Konten sein)
Vereinbarung der genauen Löschfrist (sofort oder zu einem bestimmten Datum)
Prüfung der Aufbewahrungspflicht für die betreffenden Daten
In jedem Fall werden alle vom Auftraggeber übermittelten personenbezogenen Daten (E-Mail-Adressen, Namen) und alle damit verbundenen erfassten Daten innerhalb einer Frist von 14 Tagen nach Beendigung des Auftrags gelöscht.
Personenbezogene Daten werden bei tchop grundsätzlich nicht ausgedruckt und liegen daher nie in Papierform vor.
Laptops, die von Mitarbeitern nicht mehr benötigt werden, werden vor der Entsorgung durch mechanisches Durchbohren des Speichermediums des Rechners zerstört, in Zusammenarbeit mit der Metallinnung Berlin (dem Vermieter von tchop).
Gewährleistung der Belastbarkeit von Systemen
Das gesamte IT-System des Auftragnehmers ist sehr redundant und ausfallsicher konzipiert und aufgebaut. Der Auftragnehmer verarbeitet Daten einer Vielzahl von Kunden und stellt dementsprechend sicher, dass das Gesamtsystem auch bei größeren Aufträgen nie beeinträchtigt wird. Die Plattform ist für eine große Anzahl aktualisierter, neuer Inhalte und eine große Anzahl von Nutzern ausgelegt. Die Last kann sich aus Systemsicht durch verschiedene Faktoren erheblich erhöhen. Darauf ist das System wie folgt vorbereitet:
Anzahl der Anfragen: erhöhte Anforderungen an das System, wenn Anfragen absichtlich oder unabsichtlich in ungewöhnlichem Ausmaß ansteigen können. Das System wurde in Tests so konzipiert, dass es bis zu 2.000 Anfragen pro Sekunde verarbeiten kann. Die tatsächlichen Zugriffszahlen machen selbst zu Spitzenzeiten nach derzeitigem Stand nur einen Bruchteil dessen aus. Aus technischer Sicht besteht die Möglichkeit, diese Belastbarkeit in Zukunft weiter zu erhöhen, sollte hierfür ein erkennbarer Bedarf bestehen.
Erhöhte Anzahl von Zugriffen durch „Clients“: Der Zugriff auf die Datenschnittstelle ist durch ein Token geschützt, sodass nur Clients mit diesem Token auf Daten oder Inhalte zugreifen können. Zudem können nur angemeldete Nutzer Inhalte in den Apps abrufen und auf das System zugreifen. Das System ist daher prinzipiell vor unerwartet hohen Zugriffszahlen durch Clients oder Apps geschützt. Zudem besteht jederzeit die Möglichkeit, einzelne Token zu löschen und somit den Zugriff bestimmter Clients wieder einzuschränken.
Gezielte Denial-of-Service-Angriffe: Der Auftragnehmer berät zudem über den Einsatz von Tools wie „AWS Shield“, um künftig für potenzielle Angriffe auf die Datenbank und das System gewappnet zu sein. Bislang stellten diese Angriffe jedoch keine überdurchschnittliche Gefahr dar, die eine solche Maßnahme rechtfertigen würde.
Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung der Wirksamkeit der technischen und organisatorischen Maßnahmen
Das gesamte IT-System des Auftragnehmers wird ständig weiterentwickelt, verbessert und an aktuelle sowie zukünftige Produkt- und Sicherheitsanforderungen angepasst. Die Anforderungen an den Datenschutz und die Privatsphäre spielen dabei eine zentrale Rolle. tchop nimmt den Schutz personalisierter Kundendaten sehr ernst und sucht ständig nach optimierten, effizienten Wegen, um diesen Schutz weiter zu verbessern. Das Unternehmen ist bestrebt, eine praxisgerechte Kombination aus bewährten und innovativen Technologien in angemessener Weise einzusetzen.
Die Wirksamkeit der in diesem Dokument beschriebenen Maßnahmen wird laufend überprüft, um Schwachstellen frühzeitig aufzudecken und das Gesamtsystem auf Basis neuer Erkenntnisse, neuer Technologien und steigender Anforderungen zu optimieren. Im Rahmen dieses kontinuierlichen Prozesses werden unter anderem folgende Maßnahmen umgesetzt:
Vulnerability Management und Penetrationstests: Die Analyse von Schwachstellen ist ein iterativer, sich wiederholender Prozess. Die interne Überprüfung der eigenen Sicherheitsarchitektur des Systems erfolgt in speziellen, vierteljährlichen Sprints (2 x 2 Wochen, d. h. ein Kalendermonat) sowohl durch automatisierte als auch durch manuelle Prozesse. Der Ablauf dieser Überprüfungen erfolgt in der Regel in drei Stufen und wird bei Bedarf auch mehrmals wiederholt, um neue Erkenntnisse in die anderen Phasen einfließen lassen zu können:
Informationen sammeln
Sicherheitslücken identifizieren
Sicherheitslücken bewerten
Ein Team aus mindestens zwei Entwicklern, einem Supervisor und einem Verantwortlichen aus der technischen Leitung befasst sich unter anderem mit folgenden Fragen: Welche technischen Schwachstellen weisen das System, die Infrastruktur oder spezielle Plattformanwendungen auf? Wie wirksam sind die bestehenden Sicherheitsmaßnahmen bei der Verhinderung oder Erkennung von Angriffen? Welchen Schaden kann ein Angreifer anrichten, wenn er Schwachstellen ausnutzt und die Sicherheitsmechanismen umgeht? Welche neuen technischen Entwicklungen und Anforderungen gibt es sowohl aus technischer als auch aus regulatorischer Sicht? Die Ergebnisse dieses vierteljährlichen Sprints werden zwischen den Technikverantwortlichen und der Geschäftsführung in speziellen Workshops diskutiert und die Ergebnisse qualitativ und quantitativ bewertet.
Prüfung weiterer Dienste auf der Plattform des Cloud-Anbieters: tchop sichert alle Daten bei den Cloud-Dienstleistern Amazon Web Services und Hetzner. AWS bietet Produkte an, die bestehende AWS-Dienste ergänzen und es tchop ermöglichen, die Sicherheitsarchitektur effizient zu verbessern. Dieser Anbieter bietet externe Services, Tools und Zulieferer zur Schwachstellenkontrolle und -analyse, aber auch zur langfristigen Verbesserung der Sicherheit und Kontrolle des unternehmenseigenen Systems an (siehe z. B. https://aws.amazon.com/security/partner-solutions/?nc1=h_ls). Diese Dienste werden von den technischen Leitern laufend überprüft und regelmäßig dahingehend bewertet, welchen zusätzlichen Beitrag sie zum Thema Datenschutz und Sicherheit des IT-Systems leisten können.
Jährliche, externe Analyse: Ergänzend zur internen Verbesserung der Architektur und der Sicherheitsmaßnahmen wird am Ende eines jeden Jahres ein externer Experte damit beauftragt, die tchop-Plattform zu überprüfen und Vorschläge zur Verbesserung der Architektur mit konkreten Maßnahmen zu erarbeiten. Die Ergebnisse werden in einem gemeinsamen Workshop mit den technischen Leitern und den Geschäftsführern diskutiert, um konkrete Maßnahmen und Umsetzungsoptionen zu erarbeiten.
Letztes Update: 15. April 2025



